Sähköinen kirjanpito on nykyaikaa. Ostolaskut vastaanotetaan sähköisesti taloushallinto-ohjelmaan ja vastaavasti myyntilaskut lähtevät ohjelmasta yhtä sukkelasti. Kirjautumalla järjestelmään näet teoriassa kirjanpidon tuloksen koko ajan reaaliajassa. Käytännössä on kuitenkin vielä muutamia asioita, jotka kannattaa kokonaisuutta miettiessä ottaa huomioon.
Hyvä esimerkki tästä ovat palkat sekä palkkojen sivukulut. Palkat kirjataan ohjelmaan sivukuluineen maksupäivänä, joka on monesti vasta kuun lopussa tai seuraavan kuun puolella. Myös kortti- ja käteisostot puuttuvat vielä tässä vaiheessa kuukausikirjanpidosta. Hyvän kokonaiskuvan saamiseksi varastoinventaarion muutos ja ison kalustoarvon poistot voidaan myös kirjata kuukausittain.
Mitä sähköinen kirjanpito vaatii yrittäjältä, ja onko kaikki automaattista?
Taloushallinto-ohjelmaan saapuvat laskut on tarkistettava ja hyväksyttävä ennen kuin ne siirtyvät reskontraan ja maksuun, ja esimerkiksi varaston kirjausta varten tarvitaan usein inventaarion laskenta. Käteiskuitteja varten on myös olemassa hyviä sähköisiä käsittelyohjelmia, joissa kuittihistoria säilyy kirjanpitolain hyväksymässä muodossa ja on siirrettävissä muun kirjanpidon yhteyteen. Nämäkin ohjelmat edellyttävät manuaalista työtä: yrittäjä kuvaa, päivää sekä näppäilee kuitin summan ohjelmaan, ja lisää oheen myös jonkinlaisen selityksen ostotapahtumasta.
Yrityksen pankkitililtä saapuvat viitteet ja saldot ovat liitettävissä taloushallinto-ohjelmiin. Tällöin avoimien myyntilaskujen seuraaminen onnistuu näppärästi ohjelman etusivulta. Luotettavan myyntireskontratilanteen selvittäminen vaatii kuitenkin tilitoimistolta manuaalista päivitystä, sillä ilman viitettä tai väärällä viitteellä maksetut suoritukset eivät kohdistu ohjelmassa. Kun ostolaskutkin maksetaan järjestelmästä, kuittaantuvat ne maksuaineiston myötä avoimien ostovelkojen listalta.
Sähköinen kirjanpito auttaa siis seuraamaan liikevaihtoa reaaliajassa, kun myyntilaskut on kohdistettu oikealle kuukaudelle. Sähköisyyteen siirtyminen vähentää myös merkittävästi paperin määrää ja aineisto on turvallisesti säilytettävässä muodossa sekä helposti selailtavissa.
Sopiiko sähköinen kirjanpito kaikille?
Sähköisyydestä on kiistaton hyöty isommissa yrityksissä. Kaikille sähköinen kirjanpito ei kuitenkaan sovi: esimerkiksi yhden hengen toiminimellä, jolla toiminta on todella pientä, kulut nousevat usein hyötyjä suuremmiksi. Suurin osa yrityksistä kuitenkin hyötyy siitä, että osa kirjanpidosta, kuten osto- ja myyntilaskut, toimivat sähköisesti.
Ota reippaasti yhteyttä, jos haluat pohtia kanssamme, miten sähköinen kirjanpito palvelisi juuri Sinun yritystäsi!
Sanna Uuskoski
